Senior PM & Change Manager
Internationaler Technologiekonzern, Defense-Division, 13.800 MA, 2,7 Mrd. EUR Umsatz
Herausforderung
Britisches Defense-Großprojekt (4 Schiffe, 10–15 Jahre Laufzeit, 4.000+ Dokumente) akquiriert. Kunde forderte strikte Versionierungsrichtlinien und lückenlose Nachvollziehbarkeit. Bestehendes System (Netzlaufwerke + Excel-Listen) nicht audit-fähig — Risiko von Vertragsstrafen. Kein ECM/DMS-System vorhanden.
Eingriffe
- →SharePoint-basierte Informationsarchitektur mit mehrstufigen Freigabe-Workflows gemäß Defense-Standards designt
- →Compliance-Mechanismen integriert (Audit-Trails, Status-Tracking), internationale Collaboration ermöglicht
- →Change Management durchgeführt (Trainingsmaterialien, Workshops, Video-Tutorials), Rollout auf zweiten Geschäftsbereich
Ergebnis
SharePoint-basiertes ECM/DMS mit mehrstufigen Freigabe-Workflows und 100 % Audit-Compliance. Vertragsstrafen vermieden. Basis für konzernweiten ECM-Rollout geschaffen.
Compliance-getriebenes Dokumentenmanagementsystem für Defense-Großprojekt
Ausgangssituation
Ein Technologiekonzern hatte ein britisches Defense-Großprojekt akquiriert (4 Schiffe, 10–15 Jahre Laufzeit, 4.000+ Dokumente). Der Kunde forderte strikte Versionierungsrichtlinien, mehrstufige Freigabeprozesse und lückenlose Nachvollziehbarkeit. Das bestehende System (Netzlaufwerke + Excel-Listen) war nicht audit-fähig — Risiko von Vertragsstrafen. Internationale Zusammenarbeit mit Subunternehmern musste ermöglicht werden. Kein ECM/DMS-System vorhanden.
Ziele des Mandats
- SharePoint-basiertes ECM/DMS für Defense-Projekt aufbauen
- Defense-Standards erfüllen, 100 % Audit-Compliance sicherstellen
- Such- und Freigabezeiten signifikant reduzieren
- Internationale Collaboration mit Subunternehmern ermöglichen
- System pilotieren und auf zweiten Geschäftsbereich ausrollen
Vorgehensweise
Marco Weissenfeldt analysierte Defense-Kundenanforderungen durch Stakeholder-Workshops und designte die SharePoint-basierte Informationsarchitektur. Er entwickelte mehrstufige Freigabe-Workflows gemäß Defense-Standards und integrierte Compliance-Mechanismen (Audit-Trails, Status-Tracking). Die SharePoint-Infrastruktur wurde on-premises aufgebaut mit Workflow-Konfiguration und MS Office-Integration. Er führte umfassendes Change Management durch (Trainingsmaterialien, Workshops, Video-Tutorials). Nach erfolgreicher Pilotierung rollte er das System auf den zweiten Geschäftsbereich aus.
Übergabe und Verstetigung
Das implementierte System wurde nach erfolgreicher Pilotierung und Rollout an das PMO übergeben. Die etablierten Prozesse, Workflows und Trainingsmaterialien bildeten die Grundlage für weitere ECM-Projekte. Das System bewährte sich über die gesamte Projektlaufzeit (10–15 Jahre) und wurde später als Best-Practice-Beispiel für konzernweite ECM-Initiativen genutzt.
Kernleistung
Marco Weissenfeldt kombinierte in diesem Mandat SharePoint-Expertise, Defense-Compliance-Wissen und Change Management — und bewies, dass erfolgreiche System-Implementierung nicht nur Technologie, sondern auch Prozess-Design, Governance und intensive Nutzer-Befähigung erfordert.